Ein KI-Telefonassistent lässt sich DSGVO-konform betreiben, wenn sechs Dinge stimmen: eine Rechtsgrundlage für jede Art von Anruf; ein klarer Hinweis zu Beginn des Gesprächs, dass der Anrufer mit einer KI spricht (Art. 50 KI-Verordnung, anwendbar seit 2. August 2026); eine Einwilligung vor Aufzeichnung und Transkription, wo das nationale Recht sie verlangt (in Deutschland wegen § 201 StGB); ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Auftragsverarbeiter; Garantien für Datenübermittlungen außerhalb der EU; und kurze, festgelegte Löschfristen. Diese Seite ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Welche Rechtsgrundlage gilt?
Das hängt davon ab, warum der Assistent anruft. Ein Rückruf nach einer Anfrage ist in der Regel eine vorvertragliche Maßnahme auf Anfrage der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Terminerinnerungen für Bestandskunden stützen sich auf den Vertrag oder auf berechtigtes Interesse. Für Aufzeichnung und Transkription ist häufig eine Einwilligung nötig. Kaltakquise ist ein eigenes Thema. Unser Assistent macht sie nicht, er ruft nur Personen an, die um Kontakt gebeten haben.
Der Assistent muss sagen, dass er eine KI ist
Nach Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung müssen KI-Systeme, die direkt mit Menschen interagieren, so gestaltet sein, dass die Person weiß, dass sie mit einer KI spricht. Die Pflicht liegt vor allem beim Anbieter des Systems. Als Unternehmen, das den Assistenten einsetzt, wollen Sie aber dasselbe: Wer sich getäuscht fühlt, bucht keinen Termin. Unsere Skripte sagen es deshalb im ersten Satz und bieten jederzeit einen Menschen an.
Aufzeichnung und Transkription
Ein KI-Assistent muss Sprache verarbeiten, und zu jedem Anruf entsteht ein Transkript. In Deutschland ist die Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ohne Einwilligung strafbar (§ 201 StGB). Der Assistent holt die Einwilligung deshalb zu Beginn ein, bevor das Gespräch weitergeht. Lehnt der Anrufer ab, bietet er stattdessen einen Rückruf durch einen Kollegen an.
Wer ist wofür verantwortlich?
| Beteiligte | Rolle nach DSGVO | Was das bedeutet |
|---|---|---|
| Ihr Unternehmen | Verantwortlicher | Entscheidet über Zweck und Daten; informiert die Anrufer (Datenschutzhinweis) |
| Impulsyan | Auftragsverarbeiter | Baut und betreibt den Assistenten nach Ihren Weisungen, auf Basis eines AVV (Art. 28 DSGVO) |
| Sprachplattform (Retell AI) | Unterauftragsverarbeiter | Spracherkennung, Stimme und Anrufsteuerung; im Vertrag geregelt |
| Telefonieanbieter | Unterauftragsverarbeiter | Rufnummern und Anrufweiterleitung |
Daten außerhalb der EU
Mehrere Sprachplattformen, darunter Retell AI, haben ihren Sitz in den USA. Eine Übermittlung personenbezogener Daten dorthin braucht eine gültige Garantie, etwa eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Wir prüfen und dokumentieren das im Auftragsverarbeitungsvertrag, bevor der Assistent live geht.
Wie lange werden Daten gespeichert?
So kurz wie möglich. Wir legen die Speicherdauer je Datenart fest: Zusammenfassung und Ergebnis bleiben in Ihrer Ergebnistabelle, solange der Vertriebsprozess sie braucht; Audioaufnahmen können nach einer festgelegten Frist automatisch gelöscht und personenbezogene Daten in Transkripten auf der Plattform geschwärzt werden.
Checkliste
- Rechtsgrundlage je Anrufart festgelegt (Rückruf, Erinnerung, Aufzeichnung)
- KI-Hinweis und Einwilligung zur Aufzeichnung in den ersten Sekunden des Anrufs
- Datenschutzhinweis für Anrufer auf Ihrer Website, verlinkt aus den Formularen
- Auftragsverarbeitungsverträge mit Impulsyan und allen Unterauftragsverarbeitern
- Garantie für Übermittlungen außerhalb der EU dokumentiert
- Löschfristen und automatische Löschung eingerichtet
- Auf Wunsch ist ein Mensch erreichbar, Kaltakquise gibt es nicht
Diese Seite gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Zur Kostenseite lesen Sie was ein KI-Telefonassistent kostet.
Häufige Fragen
Müssen Anrufer erfahren, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja. Seit dem 2. August 2026 verlangt Art. 50 der KI-Verordnung, dass Menschen, die direkt mit einem KI-System interagieren, darüber informiert werden. Unser Assistent sagt es im ersten Satz.
Brauchen wir eine Einwilligung zur Aufzeichnung?
In Deutschland ja: Die Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ohne Einwilligung ist nach § 201 StGB strafbar. Der Assistent holt die Einwilligung zu Beginn ein und bietet bei Ablehnung einen Rückruf durch einen Menschen an.
Wer schließt den Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ihr Unternehmen als Verantwortlicher schließt einen AVV mit Impulsyan. Wir wiederum haben Verträge mit der Sprachplattform und dem Telefonieanbieter als Unterauftragsverarbeiter.
Wo werden die Anrufdaten gespeichert?
Zusammenfassungen und Ergebnisse landen in Ihrer Ergebnistabelle oder Ihrem CRM. Audio und Transkripte werden auf der Sprachplattform verarbeitet, mit Speicher- und Schwärzungseinstellungen, die wir mit Ihnen festlegen.
Ist das eine Rechtsberatung?
Nein. Diese Seite ist eine allgemeine Information. Für Ihre konkrete Situation empfehlen wir eine kurze Prüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten oder Anwalt. Die nötigen Unterlagen liefern wir Ihnen.
Quellen: KI-Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 50; DSGVO (EU) 2016/679; § 201 StGB; IT-Recht Kanzlei: KI-Telefonie und Datenschutz.