Ein KI-Telefonassistent, der innerhalb von Minuten zurückruft und den Termin bucht
Wer ein Angebot anfragt, braucht es jetzt. Der KI-Assistent ruft innerhalb weniger Minuten zurück, klärt anhand freigegebener Fragen den Bedarf, bucht einen Termin in Ihrem Kalender und schickt die Gesprächszusammenfassung an Ihren Vertrieb. Wird ein Mensch gebraucht, verbindet er sofort weiter.
Vom Formular zum gebuchten Termin in unter zehn Minuten.
Der Assistent arbeitet mit Ihrem Skript und Ihrem Kalender. Das Ergebnis sehen Sie in der Ergebnistabelle.
- 0 Min.
Anfrage geht ein
Über Formular, Anzeige oder verpassten Anruf.
- ca. 5 Min.
Der KI-Assistent ruft zurück
Er gibt sich als KI zu erkennen und stellt Ihre freigegebenen Fragen.
- ca. 8 Min.
Termin gebucht
Ein freier Termin aus Ihrem aktuellen Kalender, mit Bestätigung.
Bei Bedarf an einen Menschen
Live-Weiterleitung während der Geschäftszeiten, mit kurzer Zusammenfassung.
Transkript in der Ergebnistabelle
Zusammenfassung und Ergebnis zu jedem Anruf.
KI-HinweisGuten Tag, hier spricht der KI-Assistent von Studio Nova. Sie haben vor ein paar Minuten ein Angebot angefragt. Hätten Sie kurz zwei Minuten Zeit?
Ja, gern.
Für wie viele Personen wäre die Behandlung, und welche Tage passen Ihnen?
Für zwei, am liebsten nächste Woche.
Ich kann Ihnen Dienstag um 10:00 Uhr oder Donnerstag um 16:00 Uhr anbieten.
Darstellung mit einem Beispielgespräch.
Kurz gesagt: Was bedeutet das?
Der KI-Telefonassistent ist eine sprachbasierte künstliche Intelligenz. Er ruft Interessenten, die das wünschen (etwa nach dem Ausfüllen eines Formulars), innerhalb von Minuten zurück, klärt nach einem freigegebenen Skript den Bedarf, bucht einen Termin und schickt Ihnen Transkript und Zusammenfassung des Gesprächs. Er läuft auf der Sprachplattform Retell AI, spricht sechs Sprachen, weist zu Beginn des Anrufs darauf hin, dass das Gegenüber mit einer KI spricht, und verbindet auf Wunsch sofort mit einem Menschen.
Was kann der Assistent?
Retell AI ist eine Sprachplattform für Unternehmen, entwickelt für eingehende und ausgehende Geschäftsanrufe. Darauf bauen wir einen Assistenten, der auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist: Skript, Wissensdatenbank, Kalender, Ergebnistabelle und Tracking.
Eingehende und ausgehende Anrufe
Nimmt rund um die Uhr Anrufe entgegen und ruft jeden innerhalb von Minuten zurück, der ein Formular ausgefüllt oder auf eine Anzeige reagiert hat.
Natürliches Gespräch
Mit rund 600 Millisekunden Antwortzeit entstehen keine peinlichen Pausen, und Anrufer können auch dazwischenreden.
Sechs Sprachen
Deutsch, Englisch, Ungarisch, Tschechisch, Slowakisch und Rumänisch, bei jedem Anruf in der passenden Sprache.
Qualifizierung aus der Wissensdatenbank
Stellt die freigegebenen Fragen und antwortet nur mit den Informationen, die Sie hinterlegt haben.
Terminbuchung
Schlägt freie Termine aus Ihrem aktuellen Kalender vor, bucht sie und sendet eine Bestätigung.
Weiterleitung an einen Menschen
Möchte der Anrufer mit einem Menschen sprechen oder ist das Interesse groß, stellt der Assistent das Gespräch samt kurzer Zusammenfassung zu Ihrem Kollegen durch.
Transkript und Zusammenfassung
Zu jedem Anruf entstehen Transkript, Zusammenfassung und Ergebnis-Label, die in die Ergebnistabelle oder das CRM übertragen werden.
Erinnerungsanrufe
Terminerinnerungen und -bestätigungen für Bestandskunden, zeitgesteuert und mit Wiederholungsversuchen.
So funktioniert es
Skript und Wissensdatenbank
Gemeinsam legen wir Fragen, Tonalität und Wissensdatenbank fest und bestimmen, wann ein Mensch übernehmen soll.
Anbindung
Formular, Anzeigen, Telefonnummer und Kalender werden verknüpft, damit der Rückruf innerhalb von Minuten erfolgt.
Testanrufe und Freigabe
Sie hören sich die Testanrufe an; live gehen wir erst nach Ihrer Freigabe.
Start und wöchentliche Kontrolle
Wöchentlich prüfen wir Transkripte und Ergebnisse und verfeinern das Skript.
Wofür wird er am häufigsten eingesetzt?
- Rückruf nach einer Anfrage: Wenige Minuten nach dem Absenden des Formulars klingelt das Telefon, solange der Interessent gedanklich noch bei Ihnen ist.
- Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten: Auch abends und am Wochenende landet kein Anruf auf der Mailbox: Der Assistent nimmt ab, qualifiziert und vergibt einen Termin.
- Terminerinnerungen: Erinnerungsanruf am Vortag und bei Bedarf ein neuer Termin, damit weniger Termine ausfallen.
- Hotels: Buchungsfragen, Pauschalangebote und Veranstaltungsanfragen aufnehmen und an den Vertrieb übergeben.
Was Sie erhalten
- Einen auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Sprachassistenten mit freigegebenem Skript und Wissensdatenbank
- Rückruf innerhalb von Minuten, auch außerhalb der Geschäftszeiten
- Terminbuchung in Ihrem Kalender, mit Bestätigung und Erinnerung
- Live-Weiterleitung an Ihren Kollegen, mit kurzer Zusammenfassung
- Transkript, Zusammenfassung und Ergebnis-Label zu jedem Anruf, in der Ergebnistabelle oder im CRM
- Einhaltung der Transparenzpflichten der KI-Verordnung (KI-Hinweis zu Beginn des Anrufs)
Für wen eignet sich das?
Für Kliniken, Dienstleister, Immobilien- und Autohändler, Hotels und alle Unternehmen, bei denen nach einer Anfrage der schnelle Rückruf entscheidet. Schon bei einigen Anfragen pro Tag lohnt es sich; bei mehreren Dutzend gehen Ihnen ohne Assistenten mit Sicherheit Interessenten verloren.
Häufige Fragen
Wen ruft der KI-Assistent an?
Nur Personen, die selbst um Kontakt gebeten haben (etwa über ein Anfrageformular) oder mit denen Sie bereits in einer Kundenbeziehung stehen, zum Beispiel für Terminerinnerungen. Kaltakquise per Telefon macht er nicht.
Auf welcher Technologie basiert er?
Wir bauen ihn auf der Sprachplattform Retell AI, die für eingehende und ausgehende Anrufe entwickelt wurde. Sie antwortet in ca. 600 Millisekunden und liefert nach dem Anruf Transkript und Gesprächsanalyse. Skript, Wissensdatenbank und Anbindungen erstellen und betreiben wir.
Welche Sprachen spricht er?
Deutsch, Englisch, Ungarisch, Tschechisch, Slowakisch und Rumänisch. Pro Anruf legen wir eine Sprache fest, etwa anhand der Formularsprache oder der angerufenen Nummer, weil die Spracherkennung so am genauesten arbeitet. Maltesisch spricht die Plattform nicht; bei maltesischen Kunden läuft der Assistent auf Englisch.
Merken die Angerufenen, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, denn wir sagen es ihnen: Zu Beginn des Anrufs weist der Assistent darauf hin, dass das Gegenüber mit einer KI spricht. Das schreibt auch die KI-Verordnung der EU vor, und erfahrungsgemäß empfinden die Angerufenen das als fair.
Was passiert, wenn der Interessent mit einem Menschen sprechen möchte?
Während der Geschäftszeiten stellt der Assistent das laufende Gespräch zu Ihrem Kollegen durch und fasst ihm vorher kurz zusammen, worum es geht. Außerhalb der Geschäftszeiten plant er einen Rückruf, und die Zusammenfassung liegt bereits in der Ergebnistabelle bereit.
Was passiert, wenn der Assistent eine Frage nicht beantworten kann?
Der Assistent antwortet ausschließlich aus der freigegebenen Wissensdatenbank (Preise, Leistungen, Öffnungszeiten, häufige Fragen). Was er nicht weiß, erfindet er nicht: Er nimmt die Frage auf und leitet sie an einen Menschen weiter.
Können wir unsere bestehende Telefonnummer nutzen?
Ja. Die bestehende Nummer lässt sich per Rufumleitung oder SIP-Verbindung anbinden; alternativ starten Sie mit einer neuen, lokalen Nummer. Bei ausgehenden Anrufen verwenden wir eine verifizierte Anruferkennung.
Wo werden die Anrufdaten gespeichert?
Transkript und Zusammenfassung landen in Ihrer Ergebnistabelle oder Ihrem CRM. Nach eigenen Angaben arbeitet Retell AI DSGVO-, SOC-2-Type-II- und ISO-27001-konform und kann personenbezogene Daten schwärzen. Die Auftragsverarbeitung regeln wir vertraglich.
Was kostet eine Gesprächsminute?
Die Gesprächsminuten werden nutzungsabhängig als separater Posten abgerechnet, den wir nach vorheriger Freigabe weiterberechnen. Der öffentliche Listenpreis von Retell AI liegt im Oktober 2026 bei ca. 0,07–0,31 USD pro Minute, je nach gewähltem Sprachmodell und Stimme; in der Erstanalyse schätzen wir die monatlichen Kosten anhand des erwarteten Anrufvolumens vorab.
Quellen: Funktionen und Preise der Plattform laut den öffentlichen Seiten von Retell AI, Sprachunterstützung laut der Dokumentation von Retell AI (Oktober 2026).
Die ersten 30 Tage
- Tag 0Bestellung
Online, ca. 3 Minuten. Die Proforma-Rechnung kommt sofort per E-Mail.
- Innerhalb von 2 WerktagenKick-off-Gespräch
Nach Zahlungseingang: Ziele, Markt, Angebot, Zugänge. Hier legen wir den Umfang verbindlich fest.
- Woche 1–3Aufbau
Kampagnen, Antwortprozess, KI-Assistent, Kalender und Tracking, alles mit Ihrer Freigabe.
- Woche 3–4Livegang
Die Kampagnen laufen, jede Anfrage wird sofort beantwortet.
- Danach wöchentlichMessen und optimieren
Budget → Anfrage → Termin → Verkaufsgespräch. Was nicht funktioniert, überarbeiten wir.
Wo verlieren Sie heute Kunden? Wir zeigen es Ihnen in 30 Minuten.
Kostenlose 30-minütige Online-Erstanalyse. Sie erhalten konkrete schriftliche Empfehlungen, auch wenn wir danach nicht zusammenarbeiten.